Reglamento de Privacía

Propósito: El siguiente reglamento de privacía fué adoptado para asegurar que el ACHC cumplá completamente con todas las regulaciones de privacía y protección federales y estatales. La protección al cliente es de capital importancia para esta organización. Las violaciones a cualquiera de estas provisiones podrían resultar en una severa acción disciplinaria hasta, e incluyendo la terminación de empleo y un possible referido para una persecusión criminal.

Fecha de inicio: Este reglamento está en efecto desde el 14 de abril, 2003.

Fecha de expiración: Este reglamento se mantendrá en efecto hasta que sea cambiado o cancelado.

Administrador del reglamento: Para preguntas o comentarios concernientes a este reglamento, contacte a:

Richard Fowler, coordinador de IS & Oficial de Privacía
ACHC
87 North Clinton Avenue
Rochester, NY 14604
(585) 244-9000 x461

Asignación de responsabilidades de privacía y seguridad: Es el reglamento del ACHC que individuos específicos dentro de nuestro personal sean asignados con la responsabilidad de implementer y mantener los requiriminetos de las reglas de seguridad y requerimientos de HIPPA. Además, es reglamento del ACHC que a esos individuos se les proveerá los recursos y la autoridad suficientes para cumplir con sus responsabilidades. Como mínimo, es la regla del ACHC que haya al menos un oficial designado para los asuntos de privacía.

Usos y revelaciones de información de salud protegida: Es la política del ACHC que información de salud protegida no pueda ser usada o divulgada, excepto cuando al menos una de las siguientes condiciones se aplique:

El individuo que es el sujeto de la información ha autorizado el uso o revelación.
El individuo que es el sujeto de la información ha recibido una copia de nuestras Prácticas de Privacía y ha acusado recibo de tal, así permitiendo el uso y divulgación y que tales son usados para el tratamiento adecuado, pago u operaciones del cuidado de la salud incluyendo, pero no limitado a llamadas de recordatorio, para programar otras opciones de tratamiento, y en limitadas circumstancias para propósito de investigación.
El individuo que es el sujeto de la información está de acuerdo o no objeta a la divulgación, y esta es hecha a personas envueltas en el cuidado de salud del individuo.
La divulgación es al individuo que es el sujeto de la información o a HHS para que se esté en conformidad a las reglas.
El uso o divulgación es para uno de los propósitos públicos de HIPPA (por ejemplo, requerido por ley, etc.)

Individuos Fallecidos: El el reglamento del ACHC que la protección a la privacía se extienda a toda información concerniente a los individuos que han fallecido.

Aviso de prácticas de privacía: Es la política del ACHC que un aviso de prácticas de privacía debe ser publicado, que dicho aviso y las revisiones al mismo sean proveídas a los individuos a la brevedad posible, y que todos los usos y divulgaciones de información de salud protegidas sean hechos de acuerdo con los avisos de las prácticas de privacía. Trataremos de tener acceso a un recibo escrito y firmado de que los individuos recibieron el aviso, y si no nos es posible, documentaremos todos los intentos que se hicieron para obtener dicho recibo.

Pedidos de restricciones: Es la política del ACHC que se debe de dar consideración seria a todos los pedidos de restricciones en usos y divulgaciones de información de salud protegida, como se publica en el reglamento de esta organización. Es además el reglamento de esta organización, que si se está de acuerdo en elguna restricción en particular, entonces esta organización está obligada por esa restricción.

Divulgación Mínima Necesaria de información de salud protegida: Es política del ACHC que, (excepto por divulgaciones hechas con propósito de tratamiento) todas las divulgaciones de infromación salud protegida deben estar limitadas a la cantidad mínima de información necesitada para lograr el próposito de la divulgación. Es también política de esta organización, que todas las solicitudes para información de salud protegida (excepto las solicitudes hechas con propósito de tratamiento) deben ser limitados a la cantidad mínima de información necesitada para lograr el propósito de la solicitud.

Acceso a información protegida de salud: Es política del ACHC que el acceso a información protegida de salud debe ser otorgada a cada empleado o contratista basado en sus funciones de trabajo asignadas. Es también política de esta organización que tales privilegios de acceso no deberían exceder lo estrictamente necesario para cumplir con la función de trabajo asignada.

Acceso a información de salud protegida por el individuo: Es política del ACHC que el acceso a información de salud protegida puede ser otorgada a la persona que es el sujeto de dicha información cuando tal acceso es solicitado, o al menos dentro del marco de tiempo requerido por la regla de privacía de HIPAA y la ley del estado de New York. Es la política de esta organización, informar a la persona solicitante la localización de dicha información si no tenemos la posesión física, pero tenemos el conocimiento de su localización.

Enmienda para información de salud protegida incompleta o incorrecta: Es política del ACHC que todos los pedidos de enmiendas de información protegida de salud mantenidas por esta organización serán consideradas de manera oportuna. Si tales pedidos demuestran que la información es, de hecho, incorrecta, esta organización permitirá que se añada lenguaje enmendado al documento apropiado, y esta adición será hecha de manera oportuna. Es también politica de esta organización que el anuncio de tales correcciones será dado a toda organización con la cual se compartió la información incorrecta.

Acceso a traves de representantes personales: Es la política del ACHC que el acceso a información de salud protegida debe ser concedida a representantes personales de los individuos como si ellos fueran los individuos mismos.

Cuando el individuo no tiene la capacidad necesaria para consentir, una persona authorizada según la ley a consentir el cuidado médico del individuo,
Cuando la divulgación es autorizada según un permiso escrito para información confidencial firmado por el individuo,
Excepto en casos de abuso donde conceder dicho acceso pudiera poner en peligro al individuo o a otros.

Nosotros ajustaremos al estado de custodia relevante y a severas críticas del estado, locales, de caso y otras leyes aplicables cuando se divulgue información sobre menores de edad a sus padres.

Canales de comunicación confidenciales: Es política del ACHC que los canales de comunicacioón confidenciales sean usados, a pedido de los individuos, tan pronto como sea posible.

Informe de Divulgaciones: Es política del ACHC que un informe de todas las divulgaciones sujetas a tal informe sobre información de salud protegida sean dadas a individuos cuando tal informe es solicitado.

Actividades de mercadotecnía: Es política del ACHC que cualquier uso o divulgación de información protegida de salud para actividades con fines de mercadotecnia serán hechas solo después de que la autorización esté en efecto. Es la política de esta organización considerar como mercadotecnía cualquier comunicación para comprar o usar un producto o servicio donde un arreglo existe a cambio de una remuneración directa o indirecta, o donde esta organización alienta la compra o el uso de un producto o servicio. Esta organización no considera la comunicación de formas alternativas de tratamiento, o el uso de productos y servicios en tratamientos como mercadotecnía. Además, esta organización se adhiere a la regla de privacía de HIPAA que una comunicación frente a frente, hecha por nosotros al paciente, o un regalo promocional o de valor nominal que se le dé al paciente, no requiere una autorización.
Trámites judiciales o administrativos: Es política del ACHC que la información sea divulgada con propósitos de trámites judiciales o administrativos solo cuando: esté acompañada por una órden administrativa o una citación del gran jurado; cuando esté acompañada por una citación o citación de prueba que incluya la autorización de la persona a quien se aplica la información, o garantía documentada de intento de buena fe para notificar a la persona del pedido de su información y que no haya objeciones pendientes por el individuo, o una orden protectora dada por la corte. Si una notificación o una notificación de prueba son submitidas a esta organización sin ninguna de esas garantías, buscaremos notificar al individuo, obteniendo su autorización, u obteniendo una orden protectora antes de divulgar cualquier información. Bajo ninguna circunstancia habrá divulgación de información excepto en casos requeridos por la corte, citación o notificación de prueba.

Conjunto de datos desidentificados y limitados: Es política del ACHC divulgar información desidentificada solo si ha sido apropiadamente desidentificada removiendo toda información que pudiera identificar al paciente. Usaremos los conjuntos limitados de información, pero solo después de haber removido toda información identificante y solo con organizaciones con las que tenemos acuerdos concernientes al uso de información y solo con fines de investigación, salud pública o cuidados de salud.

Autorizaciones: Es política del ACHC que una autorización válida sea obtenida para divulgaciones que no tienen fines de tratamiento, pago u operaciones de salud al individuo, a su representante, a las personas envueltas en el cuidado del individuo, los socios de negocios dentro de sus tareas legítimas, para facilitar directorios, o para propósitos públicos (por ejemplo, reporte requerido por el departamento de salud.) Esta autorización incluirá todos los elementos obligatorios y la validez de cualquier autorización generada desde fuera de esta organización serán comprobadas.

Quejas: Es política del ACHC que todas las quejas relacionadas con la protección de información de salud sean investigadas y resueltas de manera oportuna. Además, es la política del ACHC que todos las quejas serán dirigidas al oficial de Agravios quien será debidamente autotizado para facilitar la investigación de quejas y la implementación de resoluciones si la queja proviene de una área válida de falta de conformidad con la regla de privacía y seguridad HIPAA.

Actividades Prohibidas: Es política del ACHC que ningún empleado o contratista esté inmiscuido en ninguna actividad intimidante o retaliatoria contra aquellos quienes presenten quejas o que ejerciten sus derechos bajo las regulaciones HIPAA. Es también la política de esta organización que ningún empleado o contratista puede condicionar tratamientos, pagos, registros o elegibilidad de beneficios en base a obtener una autorización para divulgar información protegida de salud.

Responsabilidad: Es política del ACHC que el oficial de privacía sea el responsable de desarrollar e implementar las políticas y procedimientos de privacía. Todas las políticas y procedimientos están sujetos a la aprobación del Director Médico y el Presidente.

Verificación de Identidad: Es política del ACHC que la identidad de todas las personas quienes piden tener acceso a la información de salud protegida sea verificada antes de que tal accesso sea otorgado.

Mitigación: Es política del ACHC que los efectos de cualquier uso o divulgación no autorizada de información de salud protegida sea mitigada en todo lo posible.

Garantías: Es política del ACHC que las garantías físicas estén disponibles para proteger razonablemente la información protegida de salud de cualquier uso o divulgación intencional o inintencional que esté violando la regla de privacía HIPAA. Estas garantías incluirán protección física de las premisas y PHI, protección técnica de PHI mantenida electronicamente y protección administrativa. Estas garantías se extenderán a la comunicación oral de la PHI. Estas garantías se extenderán a la PHI que es removida de esta organización.

Socios: Es política del ACHC que los socios deben estar obligados por contrato a proteger la PHI tanto como lo indica esta política. Es también política de esta organización que a los socios que violan sus acuerdos se les pedirá, primeramente que corrijan el problema, y si esto fallace, la terminación y descontinuación de servicios con el socio.

Adiestramiento y Conciencia: Es política del ACHC que todos los miembros de nuestra fuerza de trabajo han sido entrenados en las políticas y procedimientos que rigen la información protegida de salud y como el ACHC cumple con la regla de privacía y seguridad HIPAA. Es también política del ACHC que el personal nuevo reciba adiestramiento sobre estos asuntos dentro de un periodo razonable después de haberse unido a la organización. Es política del ACHC proveer adiestramiento si cualquier política sobre la regla de seguridad y privacía HIPAA cambiara de manera material. Este adiestramiento será proveído dentro de un periodo razonable después de que la política cambie. Además, es política del ACHC que el adiestramiento sea documentado indicando a los participantes, la fecha y el tema tratado.

Sanciones: Es política del ACHC que las sanciones estarán en efecto para cualquier miembro del personal que de manera intencional o no viole cualquiera de estas políticas o cualquier procedimiento relacionado al cumplimiento de estas políticas.

Retención de archivos: Es política del ACHC que la regla de privacía HIPAA concerniente a mantener los archivos por seis años sea estrictamente seguida. Todos los archivos designados por HIPAA en este requerimeiento de retención será mantenido de forma tal que permite acceso dentro de un de tiempo razonable. El requerimiento de tiempo de la retención de archivos será extendida a la discreción de esta organización para cumplir con otras regulaciones gubernamentales u otros requerimientos impuestos por nuestro Portador de Reponsabilidad Profesional.

Cooperación con autoridades de Descuidos de Privacía: Es política del ACHC que Agencias de Descuidos tales como la oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos tendrán completo apoyo y cooperación en sus esfuerzos para asegurar la proteccioón de la información protegida de salud dentro de esta organización. Es también política de esta organización que todo el personal coopere completamente con todas las revisiones de cumplimiento e investigaciones.